Voortgang uitvoering raadsvoorstel begroting 2022

1 Zorgkosten binnen het sociaal domein
Bij vaststelling van de begroting is een taakstelling opgelegd. Hoe deze te realiseren is uitgewerkt in twee projectopdrachten, te weten: open vorm van dagbesteding, externe verwijzers in de jeugdzorg.
De projectopdrachten zijn ondertekend door de verantwoordelijk portefeuillehouder en de projectleiders geven nu uitvoering aan deze projectopdrachten.  

2.1 Invoering omgevingswet

De inwerkingtreding van de Omgevingswet is opnieuw uitgesteld, vooralsnog tot 1 januari 2023. De implementatie van de Omgevingswet binnen de gemeente ziet zich desondanks nog steeds geconfronteerd met problematische personele uitdagingen. Hoewel het bereiken van een (wettelijk) minimumniveau in zicht komt, bestaan er nog steeds zorgen over de ontwikkeling van het omgevingsplan. Ook het aantrekken van personeel voor een aantal andere belangrijke deelprojecten is tot op heden nog niet gelukt.

2.2 Uitvoering Regionale Energie Strategie (RES) en Transitievie Warmte (TVW)
Bij de begroting is besloten de formatie uit te breiden met €600.000 voor de uitvoering van de RES en de TVW. De formatie is in 2022 uitgebreid. De stand van zaken is dat niet alle formatieplaatsen zijn ingevuld, omdat niet voor alle functies (geschikte) kandidaten zijn gevonden ondanks meerdere wervingsrondes. Er wordt nog steeds volop gewerkt om dit voor elkaar te krijgen.

2.3 Verhogen woningbouwprogramma naar 300 woningen per jaar
Bij de begroting van 2022 is besloten de formatie uit te breiden met €713.000 voor de uitvoering van het woningbouwprogramma. De formatie is in 2022 uitgebreid. De stand van zaken is dat niet alle formatieplaatsen zijn ingevuld, omdat niet voor alle functies (geschikte) kandidaten zijn gevonden ondanks meerdere wervingsrondes. Er wordt nog steeds volop gewerkt om dit voor elkaar te krijgen.

2.4 Implementatie Wet Open Overheid
De implementatie van de Woo draagt bij aan een transparantere overheid door de verplichting om informatie actief te publiceren naar een centraal landelijk informatieplatform (PLOOI). De Woo vereist tevens verbetering van de informatiehuishouding van de gemeente en aanpassing van betreffende processen.  Informatie dient daarbij altijd eerst geanonimiseerd te worden voordat deze gepubliceerd wordt. De Woo vervangt de Wob. Het plan van aanpak voor deze (meerjarige) transitie wordt momenteel opgesteld en eerste benodigde acties zijn in gang gezet per 1 mei 2022. Het landelijke platform is op dit moment nog niet gereed.

2.5 Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer
De implementatie van de Wmebv draagt bij aan een betere digitale dienstverlening vanuit de gemeente. Het vraagt om aanpassingen in de frot-office van de gemeente en vereist zaakgerichte afhandeling van de processen. Naast het verbeteren van de digitale toegang tot de gemeente stelt de wet verplicht om de traditionele kanalen open te houden voor de gemeentelijke dienstverlening. Tevens worden nieuwe eisen gesteld aan berichtgeving vanuit de overheid. De wet gaat in per 1-1-2023 . De VNG pleit momenteel bij de Kamer voor een overgangsperiode van een aantal jaar om gemeenten de tijd te geven haar processen vorm te geven.
Uit de resultaten van de pilot bij enkele gemeenten blijkt namelijk dat de implementatie een enorme operatie is. De omvang van de opgave maakt het zeer riskant om voor één moment te kiezen waarop alle gemeenten aan de Wmebv moeten voldoen. Een overgangstermijn van bijvoorbeeld 2 jaar waarin de gemeenten zich kunnen voorbereiden en stap voor stap aan de eisen kunnen voldoen is noodzakelijk. Uiteindelijk leidt dit tot minder risico’s, lagere kosten en betere uitvoerbaarheid van de wet. Ook vraagt de VNG de Kamer om de invoeringsdata van samenhangende wetgeving op elkaar af te stemmen, zoals de invoering en implementatie van de Wet Open Overheid, de gemoderniseerde Archiefwet en de Wet Digitale Overheid.

2.6 Adresonderzoek, Landelijke aanpak adreskwaliteit
De gevraagde formatie voor adresonderzoeken is ingevuld.
Hoewel de medewerker nog in de inwerkperiode zit, zijn onder genoemde effecten sinds begindatum zichtbaar:

1. Verhoging bereikbaarheid: elke werkdag is een medewerker adresonderzoek ‘tijdens volledige kantooruren 08.00 - 17.00 aanwezig’
2. Afname achterstand onderzoeksdossiers (arbeidsmigranten): eenvoudige dossiers worden al zelfstandig opgepakt.
3. Start met overname briefadressen: ruimte voor inwerken, dinsdag en donderdag.
4. Administratieve ondersteuning bij huisbezoeken: het op afstand raadplegen van de BRP.
5. Kwaliteitsverhoging BRP: kunnen deelnemen aan webinairs, procesverbetering en verbetering van de informatievoorziening

2.7 Artikel 213a – accommodatiebeleid en financiën

Financiële rapportage
Onderzoeksbureau TwijnstraGudde voert het onderzoek uit. Op 14 april is het onderzoek gestart en medio september wordt het definitieve eindrapport opgeleverd.
Accommodatiebeleid

Het college heeft de onderzoeksopdracht vastgesteld. Twee onderzoeksbureaus hebben ingeschreven op de opdracht. Op 17 mei zijn de beoordeling van het plan van aanpak en de selectiegesprekken met de onderzoekbureaus. De planning is dat het definitieve eindrapport medio oktober wordt opgeleverd.

2.8 Wet Inburgering
De uitvoering van de wet inburgering is ingebed in de staande organisatie.

3.1 Versterking HR
Eind 2021 is een recruiter gestart waardoor het team klaar was om de nieuwe vacatures in te vullen. In de eerste vier maanden van 2022 zijn 47 vacatures vervuld. Het werving & selectiebudget is voor deze wervingsacties incidenteel opgehoogd, hiermee is onder andere de actieve inzet van social media bekostigd en is een module aangeschaft, waarmee de gemeente zelf potentiële kandidaten kan gaan benaderen via LinkedIn. Het vervullen van de vacatures zal in de toekomst ook meer inspanning gaan vragen, dus ook het structurele w&s budget wordt opgehoogd. Hiervan zal onder andere ook een aparte website 'werken bij ...' worden ingericht na afronding van het nieuwe werkgeversmerk.
Nu we weer meer op kantoor werken, heeft ook het onboardings-programma voor onze nieuwe medewerkers een actualisatie ondergaan.
Het e-hrm systeem (Afas) wordt continu doorontwikkeld, zodat de mogelijkheden van dit pakket zo optimaal mogelijk de dienstverlening van HR ondersteunt.

3.2 Uitbreiding team boa’s en huisvesting boa’s

Er wordt momenteel nog onderzoek gedaan naar de juiste huisvesting van de boa’s. Later dit jaar worden de resultaten bekend gemaakt.

3.3  Renoveren inclusief bouwkundig aanpassen werkruimte bodedienst

Een voorstel hierover is in voorbereiding waar vervolgens uitvoering aan zal worden gegeven.

3.4 Aanpassing Laan 19 – postcoronatijdperk

Zie punt 3.3

3.5 Uitbreiding met directiesecretaris en 2 bestuursadviseurs
De werving voor de uitbreiding met een directiesecretaris en twee bestuursadviseurs is succesvol afgerond. Eén bestuurssecretaris is al gestart, de twee collega's zullen in juni 2022 instromen, waardoor het team voor de ondersteuning voor de directie compleet is.

3.6 Doorkijk en ontwikkeling ICT
Er zijn op dit moment geen financiële afwijkingen te melden in de I&A exploitatie 2022. Enkele vacatures in het team I&A zijn nog niet ingevuld. Er wordt momenteel een externe quickscan uitgevoerd op de inrichting van de ICT van de gemeente en op het team I&A, waaruit een ontwikkelplan wordt opgeleverd.

4.1 September circulaire
De uitkomsten uit septembercirculaire zijn via het aannemen van het raadsvoorstel bij de begroting in de uiteindelijke begroting meegenomen.

4.1.1. Opschalingskorting

Er gaat hoogstwaarschijnlijk een herverdeling plaatsvinden van de uitkering uit het gemeentefonds.  Ook de opschalingskorting wordt in 2026 structureel doorgevoerd.  Schagen bevindt zich al in financieel zwaar weer. Deze herverdeling en het doorvoeren van de opschalingskorting betekent dat we het in 2026 in financieel nog zwaarder weer komen.

4.2 Algemeen beeld managementletter
De actiepunten uit de managementletter worden verder opgepakt, zodat bij de interim controle de naleving van de aanbevelingen zo veel mogelijk zijn meegenomen.

4.3 Onderzoek intensiveren samenwerking KCC met de gehele ambtelijke organisatie

Wordt in de loop van 2022 opgestart.

4.4 Efficiënt organiseren meldingen
De afgelopen maanden hebben we gebruikt om een analyse te maken. Het algemene beeld is dat er veel en veel verschillende soorten meldingen in onze organisatie binnenkomen. De meeste zijn gekoppeld aan of maken onderdeel uit van een bestaand (werk)proces. Het afhandelen van de meldingen maakt dan ook integraal onderdeel uit van het werk en de werkvoorraad van elk team. In deze gevallen verwerken we meldingen in een ict-systeem, zetten we ze over het algemeen goed en snel door naar de juiste behandelaar en hebben we goed zicht op deze meldingen. Uit de analyse komt ook een aantal ervaren problemen naar voren, zoals het ontbreken van tijd om de meldingen goed en snel af te kunnen handelen en onduidelijkheid bij afhandeling als meerdere teams in beeld zijn (ketenprocessen). Mogelijke oplossingen gaan verder en grijpen dieper in dan het aanstellen van een meldingscoördinator zoals we voorstelden in het raadsvoorstel of het maken van een generiek of standaard hoofdproces. Een integrale oplossingsrichting zit in techniek, organisatie, processen, sturing (zowel van medewerkers als op resultaat), communicatie en informatievoorziening. Hiermee gaan we nu aan de slag met als uitgangspunt ‘één werkproces, één team’ om versnippering zoveel mogelijk tegen te gaan, waarbij we procesverbetering dicht bij de uitvoering organiseren en het primaire proces leidend is. Daarnaast bekijken we hoe we nu al snel voor verbetering kunnen zorgen, bijvoorbeeld door betere communicatie en informatievoorziening richting inwoners om herhaalmeldingen te voorkomen.

4.5 Dekkingsvoorstellen
Alle dekkingsvoorstellen zijn verwerkt in de begroting 2022. Waarbij nog wel een aantal stelposten blijven die nog nader ingevuld moeten worden.

4.6 Algemene reserve
De algemene reserve van de gemeente Schagen is door het resultaat over het boekjaar 2021 gedaald. Daarbij komt dat de raad bij de vaststelling van de begroting 2022 heeft besloten om in het huidige boekjaar ook een uitname uit de algemene reserve te doen. Om de algemene reserve weer aan te vullen naar het door de gemeenteraad gewenste niveau, zal er de komende jaren een spaarcomponent in de begroting moeten worden opgenomen. Deze spaarcomponent moet er toe leiden dat er naast het opvangen van de risico's zodra deze zich voordoen, er ook een buffer over blijft. Omdat er eerst moet worden bepaald hoe groot de algemene reserve moet zijn, is er in deze kadernota nog geen spaarcomponent in de cijfers opgenomen. Eerder bent u hierover geïnformeerd in de factsheet. In deze factsheet is een bedrag genoemd van € 15 miljoen. Wat ongeveer overeenkomt met 10% van het begrotingstotaal. Op basis van de algemene reserve uit het verleden van de gemeente Schagen, wordt ingezet op een algemene reserve van € 8 miljoen. Om deze reserve te bereiken wordt voorgesteld om een jaarlijkse spaarcomponent van € 1 miljoen per jaar in de begroting op te nemen, voor deze en de komende coalitieperiode.